Kontakt z darczyńcami to kluczowy element budowania zaangażowania wokół Twojej zbiórki. Odpowiednio przygotowane maile nie tylko podtrzymują relacje, ale także mogą wpłynąć na sukces Twojej akcji. Dowiedz się, kiedy wysyłać wiadomości, jak je przygotować i jakie korzyści daje regularny kontakt z darczyńcami.
Spis treści:
W jakich sytuacjach można skorzystać z adresów mailowych wpłacających?
Zgodnie z naszą polityką prywatności rozdz. III. 3. 3. organizator zrzutki może nawiązać z wpłacającym kontakt mailowy w celu:
- podziękowania za dokonane darowizny;
- poinformowania go o innych zrzutkach, które mogą być dla niego interesujące;
- poinformowania go o postępach zrzutki, na którą wpłacił środki;
- przedstawienia rozliczeń związanych z realizacją określonego projektu.
Mailing powinien służyć budowaniu relacji z Wspierającymi. Informacja o Twoich postępach, eventach związanych ze zbiórką lub innych akcjach prowadzonych przez Ciebie na portalu zrzutka.pl może zachęcić część Wspierających do większego zaangażowania! Jak w każdej relacji, w zrzutkowym mailingu również obowiązują pewne ograniczenia, których należy przestrzegać, aby sytuacja była komfortowa dla obu stron. Zanim wyślesz pierwszy mail, zapoznaj się z zasadami, które mają chronić naszych użytkowników przed niechcianymi treściami.
- Treść Twoich wiadomości musi być związana z Twoją działalnością w portalu zrzutka.pl
- Pamiętaj o zachowaniu poufności! Jeśli wysyłasz mailing do wielu osób z prywatnej skrzynki pocztowej, wklej ich adresy w polu UDW, aby adresaci widzieli wyłącznie własny adres mailowy. Możesz również korzystać z płatnych narzędzi, takich jak Freshmail, Mailchip czy Mailjet. Ich dostawcy często oferują zainteresowanym fundacjom korzystniejsze warunki.
- Jeśli chcesz kontaktować się ze Wspierającymi regularnie, zachowaj konieczny umiar! Nie wysyłaj wiadomości zbyt często i nie bombarduj adresata kilkoma mailami w ciągu dnia. Po pierwsze - nikt tego nie lubi, po drugie - skrzynki mailowe odbiorców mogą automatycznie zaliczyć Cię do spamu, po trzecie - zniechęcenie do siebie Wspierających do gwóźdź do trumny fundraisera.
- Jeżeli dany Wspierający przez okres 6 miesięcy nie podjął żadnej aktywności w związku z Twoimi mailami, należy uznać, że nie jest już zainteresowany Twoją akcją. W związku z tym nie masz już podstaw do wysyłania mu wiadomości.
- Jeżeli Wspierający zwróci się do Ciebie z żądaniem zaprzestania wysyłania wiadomości na jego adres mailowy, musisz niezwłocznie przestać to robić.
Skoro znasz już reguły, pora wejść do gry! W dalszej części artykułu znajdziesz wskazówki skąd wziąć potrzebne dane oraz jak można z nich skorzystać.
Gdzie znaleźć adresy mailowe darczyńców?
1. Wejdź w zakładkę “Moje zrzutki”
3. Voilà! Oto lista wpłat wraz ze wszystkimi adresami mailowymi, podanymi przez wpłacających. Możesz skopiować ich adresy bezpośrednio lub pobrać całą listę w formacie .xls i wygodnie korzystać z niej przy pomocy excela. W momencie publikacji tego artykułu organizatorzy zrzutek muszą sami kopiować adresy mailowe wpłacających i rozsyłać maile przy pomocy własnej poczty lub dowolnego narzędzia do masowego mailingu. Ale już niedługo! Możemy zdradzić, że już pracujemy nad nową funkcjonalnością, która pozwoli Wam na wysyłkę maili bezpośrednio z poziomu profilu organizatora - zapisz się do newslettera i dowiedz się jako pierwszy, kiedy wejdzie w życie!
Kiedy wysłać maile do darczyńców?
Zanim zaczniesz mailing, ustal strategię. W zależności od tego jak dynamiczna jest Twoja akcja, będziesz mieć możliwość tworzenia ciekawych wiadomości z różną częstotliwością. Przygotowaliśmy dla Ciebie 2 propozycje strategii mailingowej - wykorzystaj jedną z nich lub obmyśl własną!
1. Metoda kamieni milowych
Informuj darczyńców o najważniejszych momentach Twojej akcji, aby zmobilizować ich do dalszego udostępniania i wpłacania na zrzutkę! Twoimi kamieniami milowymi mogą być:
- Wpłata od nowego Wspierającego. Dołączanie nowych osób jest wyznacznikiem rozwoju Twojego projektu. Możesz mailowo powitać nowe osoby, podziękować za wpłatę i zachęcić do udostępnienia Twojej zrzutki w mediach społecznościowych. W ten sposób dotrzesz do szerszego grona potencjalnych wpłacających
- Osiągnięcie 50% założonego celu. Wizja zbliżającego się celu może zadziałać mobilizująco na Wspierających. Przypomnij im o Twojej zbiórce, podziękuj za dotychczasowe wsparcie i zachęć do dalszego udostępniania zrzutki i wpłat.
- Przekroczenie 90% założonego celu. To Twoja szansa na ostatni zryw społeczności! Poinformuj Wspierających, że prawie się udało i brakuje już bardzo niewiele. Poproś o ostatnie udostępnienia i wpłaty.
- Osiągnięcie celu. To również zasługa osób, które zaangażowały się w Twoją zrzutkę! Poinformuj Wspierających o osiągnięciu celu, podziękuj za wpłaty i udostępnienia. Jeśli prowadzisz inne akcje w serwisie zrzutka.pl, możesz poinformować o nich swoją społeczność.
To oczywiście tylko propozycja kamieni milowych. Wiele zależy od charakteru Twojej zrzutki. Jeśli Twoja akcja wymaga większych, kilkakrotnych zakupów, każdy z nich może być osobnym kamieniem milowym. Od Ciebie zależy, co uznasz za przełomowy krok, o którym warto poinformować wspierających.
2. Metoda newslettera
Ta strategia będzie świetna dla organizatorów dużych, dynamicznych akcji, w ramach których wiele się dzieje oraz zrzutek cyklicznych. Regularny kontakt pozwoli Ci na nawiązanie więzi ze wspierającymi i zapadnięcie im w pamięć. Raz na jakiś czas - tydzień, dwa tygodnie, lub miesiąc, w zależności od tego jak długo planujesz zbierać - informuj wspierających o postępach Twojej akcji, związanych z nią eventach oraz ciekawostkach. Pamiętaj przy tym o zasadach obowiązujących podczas regularnego kontaktu, które opisaliśmy w pierwszym akapicie.
Prowadzenie zrzutki to świetna okazja do zbudowania społeczności, opartej na przyjaźni i wzajemnym wsparciu. Drogą mailową możesz otrzymać wiele ciepłych słów, a nawet nawiązać ciekawe znajomości! Osobisty kontakt z darczyńcami to nie tylko metoda pozyskiwania kolejnych środków na zrzutkę. Wymiana wiadomości w gronie ludzi dążących do jednego celu ma ogromną wartość dodaną, która może Cię pozytywnie zaskoczyć!
Co powinno się znaleźć w wiadomości do darczyńców?
To zależy od tego, na jakim etapie jest Twoja zrzutka i czego w danym momencie potrzebujesz. Więcej wpłat? Udostępnień? A może chcesz po prostu podziękować za dotychczasowe wsparcie? Pamiętaj, że mailing do darczyńców nie musi ograniczać się do jednej zrzutki – możesz go wykorzystać, aby budować długotrwałe wsparcie! To w takim razie o czym warto napisać?
- Przypomnij o celu zrzutki – niektórzy darczyńcy mogli wpłacić środki na Twoją zrzutkę już dawno temu – warto przypomnieć im w mailu na co zbierasz.
“Pilnie potrzebujemy środków na kosztowną terapię, która jest jedyną szansą na pełne wyleczenie Amelki.”
- Podziękuj – na początek warto wyrazić wdzięczność za wsparcie. Pamiętaj, że każda wpłata ma znaczenie, dlatego docenienie darczyńców powinno być kluczowym elementem Twojego maila.
- Podziel się postępami – napisz, co do tej pory udało się zrobić dzięki zebranym środkom oraz jakie są Twoje kolejne kroki. Warto przedstawić aktualne potrzeby i wyzwania, z jakimi się mierzysz. To daje darczyńcom jasny obraz, dlaczego ich wsparcie nadal jest istotne.
"Z przyjemnością informujemy, że dzięki zebranym środkom zdołaliśmy już pokryć koszty zakupu sprzętu. Teraz jesteśmy na etapie finalizowania prac, a do osiągnięcia celu brakuje nam jeszcze tylko 10%!"
- Pokaż wpływ wsparcia – dobrze jest regularnie informować darczyńców, jakie efekty przyniosła ich pomoc. Opisz konkretne przykłady działań, które zostały zrealizowane dzięki zebranym środkom.
„Dzięki Twojemu wsparciu udało się zapewnić pomoc ponad 100 rodzinom. Wspólnie zmieniamy świat na lepsze!”
- Zachęć do działania – pokaż darczyńcom, w jaki sposób mogą nadal wspierać Twoje działania – nie tylko finansowo. Zachęć ich, aby udostępnili zrzutkę lub ponownie ją wsparli. Warto podkreślić, że każda forma pomocy jest niezwykle cenna i może przyczynić się do osiągnięcia celu zrzutki.
"Każda wpłata i każde udostępnienie przybliża nas do celu. Możesz nas wesprzeć, dzieląc się informacją o naszej zrzutce na Facebooku lub Instagramie!"
Przykłady maili do darczyńców
Przeczytałeś powyższe porady, ale dalej nie wiesz jak stworzyć idealną wiadomość do darczyńców? Zobacz kilka poniższych przykładów i zainspiruj się!
Jak skontaktować się z darczyńcami przez Zrzutka.pl?
Już teraz bezpłatnie możemy dotrzeć do Twoich wspierających w Twoim imieniu! Jest to idealne rozwiązanie, jeśli brakuje Ci czasu lub narzędzi do automatycznego mailingu.
A jak to zrobić? Będąc na swojej zrzutce, wybierz opcję “Skorzystaj z mailingu”, a następnie “Skorzystaj z naszej pomocy”.
W okienku tekstowym napisz treść wiadomości do darczyńców. Pamiętaj, aby zawrzeć w niej konkretne informacje o postępach oraz potrzebach zbiórki. Gdy uznasz wiadomość za gotową, wyślij zapytanie i poczekaj na naszą odpowiedź.
Przygotowaną wiadomość wyślemy do wszystkich Twoich darczyńców, dzięki czemu zaoszczędzisz czas i potrzebę korzystania z zewnętrznych narzędzi do mailingu.
Uwaga! Jest to opcja dostępna tylko wtedy, gdy Twoją zrzutkę wsparło co najmniej 250 darczyńców.
Jakie zalety ma mailing do darczyńców?
Mailing do darczyńców to potężne narzędzie, które pozwala budować więź z osobami wspierającymi Twoje działania. To coś więcej niż zwykła wiadomość – to okazja do podzielenia się postępami, nadchodzącymi wydarzeniami i bieżącymi potrzebami. Dzięki osobistym komunikatom darczyńcy czują się częścią Twojej misji, a ich zaufanie rośnie wraz z każdą aktualizacją o wykorzystaniu środków. Pokazujesz im, że ich pomoc ma realne znaczenie! Taka transparentność przekłada się na zwiększone zaangażowanie – poinformowani darczyńcy chętniej wracają, by wspierać nie tylko bieżące zrzutki, ale również te przyszłe.
Mailing to również szansa na aktywne zaangażowanie darczyńców w promocję Twojej zbiórki. Zwykła prośba o udostępnienie może zdziałać cuda – zrzutki promowane w mediach społecznościowych zyskują nawet 6,5 razy więcej wsparcia! To doskonała okazja, by darczyńcy stali się ambasadorami Twoich działań, promując je w swoim gronie.
