Jak z sukcesem zorganizować zrzutkę? Poradnik i checklista dla organizatorów

Na naszym blogu znajdziesz wiele artykułów dotyczących zakładania i prowadzenia zrzutki, a także nowych funkcjonalności. Tym razem przygotowaliśmy jednak dla Was coś specjalnego - kompleksowy przewodnik jak zorganizować zrzutkę oraz checklistę dla organizatorów. No to od czego zacząć?

W pierwszym kroku zaplanuj cel, czas trwania oraz kwotę docelową swojej zrzutki. Zastanów się dokładnie czego potrzebujesz i na co chcesz przeznaczyć zebrane środki. Cel powinien nawiązywać do historii którą opowiesz swoim darczyńcom.

Ważne jest również ustalenie odpowiedniej kwoty docelowej. Powinna ona pozwolić Ci na realizację celu, a jednocześnie być uzasadniona w opisie zbiórki. Warto także od razu przemyśleć różne scenariusze - na co zostaną przeznaczone zebrane środki w przypadku przekroczenia zakładanej kwoty docelowej lub jeżeli nie uda się osiągnąć 100% celu. Choć cele i kwoty bywają różne, optymalny czas trwania jednorazowej kampanii powinien oscylować w granicach od 2 do 4 tygodni.

Zgodnie z naszym Regulaminem: “W przypadku, gdy Zrzutka organizowana jest na rzecz Beneficjenta, Obowiązkiem Organizatora jest uzyskanie - przed założeniem Zrzutki - zgody takiej osoby na prowadzenie na jej rzecz danej Zrzutki, oraz zgody na przetwarzanie przez Operatora jej danych osobowych, a także skanu jej dowodu tożsamości(...) “ Jeżeli zatem organizujesz zrzutkę na rzecz innej osoby lub organizacji, zanim oficjalnie rozpoczniesz zbieranie środków, uzyskaj zgodę beneficjenta. Możesz skorzystać z naszych wzorów dokumentów.

Być może brzmi to dość trywialnie, ale uwierzcie nam na słowo, że zdarzały się już sytuacje, w których osoba na którą zbierane były środki nie chciała podpisać zgody w późniejszym etapie podczas obowiązkowej weryfikacji, miała zastrzeżenia co do opisu zrzutki lub nawet odmawiała przyjęcia zebranych pieniędzy. Aby uniknąć później problematycznych sytuacji, warto zatem zadbać o zgodę już na samym początku.

Kiedy masz już wszystko zaplanowane, pora ująć myśli w słowa! Zatem w kolejnym kroku załóż zrzutkę i uzupełnij jej opis oraz zdjęcia. Opis to kluczowy element zbiórki. Warto spędzić nad nim więcej czasu, gdyż interesująca historia zachęca użytkowników do wpłat oraz udostępniania Twojej zrzutki. Postaraj się, aby tekst krótko i zwięźle opisywał cel i sytuację Twoją lub Twoich bliskich. Pamiętaj także o zdjęciach. Przykują one większą uwagę niż ściana tekstu. W miarę możliwości postaraj się nie korzystać ze zdjęć z internetu, a wykonać zdjęcia samodzielnie. Więcej porad na temat przygotowania opisu znajdziesz tutaj

Jeśli chcesz aby Twoja zrzutka wyróżniała się spośród innych, a darczyńcy jeszcze chętniej wpłacali na nią środki, dodaj oferty do zrzutki. Mogą to być oferty dowolnego rodzaju - począwszy od rękodzieł, przez rzeczy których Ty lub Twoi znajomi już nie potrzebujecie, skończywszy na voucherach na usługi od partnerów zrzutki. Zrzutkę z ofertami może zorganizować każdy, a dodawanie ofert jest bardzo proste. Robi się to w sposób zaprezentowany w tym wpisie.

Jeśli nie posiadasz rzeczy materialnych, które mogą stanowić oferty, ciekawą alternatywą jest również opcja dodawania postów do ofert. Dzięki nim możesz za określoną wpłatę udostępniać darczyńcom kody dostępu czy na przykład Twoje zdjęcia lub filmy, linki do prowadzonych przez Ciebie szkoleń, hasła do treści premium, które oferujesz itp.

Co prawda Twoja zrzutka jest już aktywna i gotowa do udostępniania od momentu jej założenia, jednak przed rozpoczęciem jej promowania warto jeszcze ją uwiarygodnić. W tym celu zweryfikuj swój profil oraz opis zrzutki. Weryfikacji profilu dokonasz za pomocą przelewu weryfikacyjnego oraz dokumentu tożsamości. Kiedy przelew weryfikacyjny zostanie zaksięgowany na koncie Twojej zrzutki, darczyńcy zobaczą na stronie zrzutki informację, że Twój profil został zweryfikowany, dzięki czemu będą czuli się bezpieczniej wiedząc komu wpłacają środki.

Jeżeli Twoja zrzutka dotyczy choroby, pożaru lub zwierząt, możesz również od razu zweryfikować jej opis za pomocą odpowiednich dokumentów potwierdzających prawdziwość opisanej historii. Po dokonaniu weryfikacji opisu zrzutka otrzyma dodatkowo ikonę wiarygodności.

Kiedy Twoja zrzutka jest już dopracowana w każdym szczególe, pora pokazać ją światu! Zacznij od swoich najbliższych - udostępnij zrzutkę swoim znajomym. Pierwsze wpłaty są kluczowe, dlatego najpierw poproś o pomoc rodzinę, znajomych i współpracowników. Udostępnij zrzutkę na swoich profilach na Facebooku, Instagramie czy TikToku, a także poproś znajomych o udostępnianie jej dalej lub założenie skarbonek, które zasilą Twoją zrzutkę. Wykorzystaj różne drogi komunikacji - możesz pisać maile, dzwonić czy wysyłać SMSy. Ludzie chętniej angażują się w akcje, które zostały już wsparte przez innych, dlatego nawet kilka procent zebranych środków jest już dobrym początkiem i diametralnie zmieni postrzeganie Twojej zrzutki przez innych.

Nadeszła teraz pora na rozpoczęcie promocji. W tym celu rozważ wykupienie funkcji premium. Na naszej stronie są dostępne następujące funkcje:

• Indywidualny alias zrzutki, dzięki któremu adres www strony będzie prosty, przyjazny i łatwy do zapamiętania. Pewnie wolisz taki link: www.zrzutka.pl/naprezent niż www.zrzutka.pl/2x1t3z, prawda?
• Status zrzutki promowanej, dzięki któremu Twoja zrzutka pojawi się w katalogu zrzutek (automatyczne sortowanie listy pokazuje najpierw zrzutki z wykupionym promowaniem).
• Wyróżnienie na liście zrzutek promowanych, dzięki któremu Twoja zrzutka pojawi się na samej górze wyżej wspomnianej listy.
• Karta wpłatnicza, która pozwoli Ci na szybkie przyjmowanie wpłat od osób z którymi masz bezpośredni kontakt
• oraz reklama na facebooku - w jej konfiguracji pomogą nasi specjaliści. Możesz skierować ją do osób, które odwiedziły Twoją zrzutkę lub do innej, wybranej przez Ciebie grupy odbiorców.

Wszystkie funkcje premium możesz wykupić osobno lub w pakiecie, na okres 7, 14 lub 30 dni. Same w sobie nie są jeszcze gwarancją sukcesu, ale stanowią na pewno wartościowe wsparcie w promocji Twojej zrzutki.

Spróbuj także poszukać wsparcia na różnych forach - najlepiej jeśli będą w jakiś sposób powiązane z Twoją zrzutką. Wyślij informacje o zrzutce do grup tematycznych. Jeśli zbierasz na nową wędkę, spróbuj na forach wędkarskich. Pamiętaj jednak, żeby nie być nachalnym. Nikt tego nie lubi i zapewne Tobie też by się to nie spodobało. Nie zmuszaj ludzi do udostępniania lub dokonania wpłaty jeśli tego nie chcą. Może to negatywnie wpłynąć na wyniki.

Możesz również spróbować wyjść poza internet - pobierz ze strony swojej zrzutki plakaty z QR kodem i rozwieś je w swojej okolicy. Plakaty możesz powiesić na przykład w przedszkolu, szkole, osiedlowym sklepie, na słupach i tablicach ogłoszeniowych, w kościele itp. Na plakacie znajduje się kod QR - kiedy ktoś zeskanuje go swoim telefonem, zostanie automatycznie przeniesiony na stronę Twojej zrzutki. Plakat wygenerujesz automatycznie (na podstawie opisu i zdjęć zrzutki), klikając 'więcej' w widoku zrzutki, a następnie wybierając 'pobierz plakat'.

Zwykle najbardziej zaangażowana w różnego rodzaje akcje jest lokalna społeczność. Zgłoś się do lokalnych mediów i spróbuj zainteresować swoją zrzutką stacje radiowe, telewizję, portale internetowe i gazety. W zamian za pomoc, możesz zaproponować wspomnienie o patronacie na stronie zrzutki wraz z umieszczeniem ich logo. Pamiętaj, aby się nie zrażać. Warto zabiegać o tego rodzaju promocję, gdyż jeden artykuł może zapewnić nawet kilkadziesiąt nowych wpłat! Zobacz przykłady osób, którym się udało

Ponadto, zaproś do współpracy influencerów - poproś o wsparcie w promocji znane osoby, do których zaliczyć można: celebrytów, piosenkarzy, aktorów, pisarzy, polityków czy sportowców. Mają oni ogromną moc i zasięg! Może ktoś z Twoich znajomych zna taką osobę osobiście? To ważne, ponieważ trudno jest odmówić pomocy znajomemu, a bezpośrednie dotarcie jest ogromnie pomocne. Czasami wystarczy tylko jeden wpis na Facebooku z linkiem do Twojej zrzutki, aby tego samego dnia zebrać kilkadziesiąt tysięcy złotych. Im bardziej zaangażowanych fanów ma taka osoba, tym lepiej.

Od organizatorów akcji crowdfundingowych oczekuje się przejrzystej, wiarygodnej i aktualnej informacji. Zadbaj więc o to aby darczyńcy byli zawsze na bieżąco i dodawaj aktualności na stronie swojej zrzutki. Na przykład zakupioną pierwszą partię sprzętu, zdjęcie z wyjazdu, itp. Warto dodawać nowe wpisy na stronie swojej zrzutki, jak również publikować nowe zdjęcia i wideo-relacje w kanałach społecznościowych. Dzięki temu wzbudzisz większe zaufanie oraz dotrzesz do nowych odbiorców.

Kiedy czas trwania zrzutki dobiega końca, przypomnij o zbliżającym się zakończeniu akcji. Możesz to zrobić dowolnymi kanałami, a najlepiej wszystkimi na raz. Zrzutka.pl udostępnia organizatorom adresy mailowe darczyńców, dzięki czemu możesz teraz wysyłać też wiadomość osobom, które dokonały już wpłaty na zrzutkę. Informacja o tym, ile czasu zostało do końca oraz ile środków wciąż brakuje, potrafi zadziałać bardzo mobilizująco! Pamiętaj też, że w razie potrzeby możesz swoją zrzutkę dowolnie przedłużać.

Jeżeli Twoja zrzutka dotyczyła innej osoby lub organizacji, kiedy zbierzesz już satysfakcjonującą Cię kwotę, wygeneruj kartkę okolicznościową i przekaż środki beneficjentowi. Na kartce znajdą się dane wpłat oraz powiązane z nimi komentarze. Wyróżnisz w ten sposób osoby, które wsparły Twoją zrzutką, a przy okazji sprawisz miłą niespodziankę beneficjentowi. Kartkę możesz pobrać jako pdf lub udostępnić jako link.

Na zakończenie akcji podsumuj i rozlicz swoją zrzutkę, a także podziękuj wpłacającym - w końcu bez nich nie udałoby się. Nie jest to działanie obowiązkowe, ale na pewno zostanie dobrze odebrane przez społeczność zebraną wokół Twojej zrzutki. Przedstawienie efektów akcji pozwoli nawiązać długofalową relację z darczyńcami, dzięki czemu prawdopodobnie wesprą oni chętnie Twoje kolejne inicjatywy.

Pomimo zakończenia czasu trwania zrzutki, nadal można dokonywać na nią wpłaty. Jeżeli więc Twoja akcja została już zakończona i nie potrzebujesz dłużej zbierać środków, wyłącz lub usuń zrzutkę. Zrobisz to w swoim profilu, w zakładce “Moje zrzutki”. Różnica pomiędzy tymi dwiema opcjami jest taka, że po wyłączeniu zrzutki pozostanie ona widoczna dla użytkowników (strona będzie się normalnie otwierać po kliknięciu w link zrzutki), jednak możliwość wpłat zostanie już zablokowana. W przypadku usunięcia zrzutki, nikt nie będzie już miał możliwości podejrzenia jej treści.

No to do dzieła! Teraz możesz odhaczać zadania znajdujące się na checkliście, aby w pełni wykorzystać potencjał płynący z crowdfundingu i zebrać środki potrzebne na realizację Twojego celu. Podążaj za listą krok po kroku, aby osiągnąć sukces!

Zobacz też: Kluczowe rady dla organizatorów zrzutek, Webinar: FUNDRAISING ONLINE, Stwórz własny link śledzący